Fungsi Manajemen Perkantoran

Kantor sebagai pusat konsentrasi dalam melaksanakan aktivitas organisasi, didalamnya terhadap manusia, uang, material, metode, dan pasar sebagai sumber daya yang akan dikelola. Sumber daya tersebut diperuntukkan bagi pelaksanaan pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan, dan penyaluran informasi agar hasil pekerjaan kantor tersebut dapat tercapai tujuan, yaitu tersedianya informasi yang siap pakai, maka hendaklah diterapkan. Fungsi-fungsi manajemen terhadap sumber daya tersebut.

Manajemen kantor berarti suatu pengelolaan data dan informasi tertulis yang dilakukan secra teratur, sistematis dan terus menerus mengikuti kegiatan organisasi, dengan tujuan untuk membentuk keberhasilan organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian fungsi manajemen kantor sama dengan fungsi manajemen pada umumnya, di mana pengelolaannya terfokus pada lingkup pekerjaan kantor.
Fungsi Manajemen Yang Diterapkan Pada Kantor
1. Perencanaan
Kegiatan pertama dari pimpinan organisasi/kantor adalah menyusun perencanaan. Yaitu keseluruhan proses pemikiran dan penentuan cara yang matang dari kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan di masa yang akan datang, dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan untuk mencapai tujuan yang dimaksud, perlu ditentukan cara mana yang harus ditempuh dengan mempertimbangkan resiko yang mungkin terjadi.

Perencanaan terhadap sumber daya manajemen perkantoran perlu benar-benar dirumuskan agar sesuai dengan kebutuhan. Berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan dan keahlian yang diharapkan, demikian pula terhadap pengadaan dan pemeliharaan peralatan, tata ruang kantor biaya dan sarana penunjang lainnya, agar tercipta tata hubungan yang efisien.

2. Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah keseluruhan proses  pengelompokan orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang untuk menciptakan organisasi yang dapat  digerakkan  sebagai suatu kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Pengorganisasian merupakan salah satu dari berbagai tugas pimpinan, sebagai langkah yang harus dilakukan dalam proses manajemen perkantoran.

3. Penggerakan
Penggerakan adalah keseluruhan proses memberikan mo- tif bekerja kepada para pegawai agar mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi. Rencana yang telah dirumuskan harus dilaksanakan oleh orang-orang (para pegawai) yang terkait dalam suatu kerja sama. Untuk maksud tersebut, para pegawai perlu dirangsang untuk bekerja menurut petunjuk/sistem yang telah digariskan sehingga memerlukan penggerakan. Dalam rangka penggerakan tersebut, maka kegiatan yang perlu dilakukan oleh pimpinan, antara lain:

• a. Mendorong atau memberi semangat kerja
• b. Memberi pengarahan dan bimbingan kepada seluruh pegawai.
• c. Bertindak sebagai motivator, insfirator dan fasilitator bagi setiap pelaksanaan tugas organisasi.

4. Pengawasan
Pengawasan yaitu proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi guna menjamin agar pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai rencana yang telah ditentukan objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi:

• a. Kualitas pekerjaan kantor
• b. Waktu pekerjaan kantor
• c. Metode-metode dan standardisasi pekerjaan kantor
• d. Biaya perkantoran
• e. Alat peralatan dan perabotan kantor
• f. Pelayanan kantor
• g. Dokumentasi.