Administrasi Keuangan

Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Administrasi sebagai suatu proses dapay diperinci menjadi 8 unsur umum yang bersifat dinamis, yaitu :

a)      tatakeragaan

b)      tatapimpinan

c)      tatahubungan

d)     tataketerangan

e)      tatakepegawaian

f)       tatakeuangan

g)      tataperbekalan

h)      tatahumas

            Dari 8 unsur diatas yang akan dibahas dalam artikel ini adalah mengenai unsur keenam dalam administrasi yaitu “tatakeuangan” atau “administrasi keuangan”.

            Administrasi Keuangan, adalah suatu “truisme”, atau paling sedikit suatu kenyataan, bahwa biaya yang tersedia bagi suatu negara yang sedang giat melakukan pembangunan, seperti Indonesia, selalu terbatas dibandingkan dengan banyaknya kegiatan pembangunan yang perlu dibiayai. Oleh karena itu logis pula apabila semua usaha harus dilakukan agar supaya biaya yang tersedia, baik yang bersumber dari pendapatan di dalam negeri berupa pajak, tabungan masyarakat, tabungan Pemerintah dan pendapatan negara dari hasil ekspor, maupun yang berupa pinjaman, dikelola penggunaannya sedemikian rupa sehingga dengan biaya yang terbatas itu diperoleh hasil yang maksimal. (Dr, Sondang P. Sagian, M,P.A. Ph. D : Administrasi Pembangunan, Gunung Agung, Jakarta, 1983, hal 156).

            Administrasi keuangan juga dapat berarti rangkaian kegiatan penataan yang berupa penyusunan anggaran belanja, penentuan sumber biaya, cara pemakaian, pembukuan, dan pertanggungjawaban atas pembiayaan dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu.

            Dengan perkataan lain, semua langkah yang lebih menjamin penggunaan biaya yang tersedia itu sehingga menjadi lebih efisien, efektif dan ekonomis harus diambil.

            Jelaslah kiranya bahwa masalah yang dihadapi di bidang administrasi keuangan adalah masalah yang sangat kompleks yang pemecahannya memerlukan imaginasi, innovasi, daya pikir serta kreativitas yang besar.

            Secara lebih terperinci dapat dikemukakan beberapa masalah yang kiranya menonjol dalam bidang administrasi keuangan, seperti :

1.      Masalah terbatasnya biaya yang tersedia dan atau mungkin tersedia untuk membiayai usaha-usaha pembangunan yang ingin dilaksanakan demi percepatan peningkatan taraf hidup seluruh rakyat.

2.      Masalah peningkatan kepercayaan rakyat terhadap legitimasi pemerintahannya yang bertindak selaku pelaksana utama kegiatan-kegiatan pembangunan.

3.      Masalah peningkatan kepercayaan pihak negara-negara asing, badan-badan internasional terhadap kemampuan dan kesungguhan aparatur pemerintah untuk menyerap dan menggunakan bantuan dan atau pinjaman yang diberikan demi kepentingan rakyat banyak.

4.      Masalah tidak sesuainya ketentuan parundangan yang mengatur keuangan negara pada umumnya.

5.      Masalah peningkatan kemampuan administrative dari aparat pemerintah untuk memelopori, membina dan melaksanakan kegiatan-kegiatan pembangunan.

6.      Masalah perimbangan keuangan nagara antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah, dikaitkan dengan prinsip ekonomi.

7.      Masalah sistem administrasi keuangan yang pada umumnya tidak sesuai lagi dengan alam kemerdekaan, belum berbicara tentang ketidak-sesuaian sistem administrasi keuangan yang ada dengan tuntutan pembangunan.

8.      Masalah masih terdapatnya kekurangan kesadaran rakyat untuk memenuhi kewajiban keuangannya terhadap negara, seperti terdapatnya kecenderungan mengelakkan kewajiban membayar pajak.

9.      Masalah sistem pelaporan yang sering hanya menunjukkan legalitas penggunaanbiaya dan kurang menunjukkan efisiensi penggunaan biaya tersebut.

            Administrasi telah dipelajari secara seksama dengan cara-cara ilmiah dan menurut rangka dasar tertentu, sehingga terkumpullah sekelompok pengetahuan yang dapat dijadikan pedoman bagi kerjasama manusia. Kelompok pengetahuan yang bersasaran administrasi disebut ilmu administrasi. Penelaahan terhadap unsur finansia sebagai suatu konsep atau tatakeuangan sebagai suatu proses menghasilkan sekelompok pengetahuan yang disebut dengan ilmu administrasi keuangan.

            Ilmu administrasi keuangan membahas segenap rangkaian kegiatan penataan penyusunan anggaran, penentuan sumber biaya, cara pemakaian, pembukuan, dan pertanggungjawaban atas pembiayaan dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu.

            Kelompok pengetahuan ini telah berkembang menjadi beberapa bagian yang cukup luas.

            Pertama ialah kelompok pengetahuan tentang penyusunan rencana pengeluaran dan penerimaan uang bagi kerjasama itu. Ini merupakan cabang pengetahuan administrasi keuangan yang disebut Penganggaran Belanja. Ilmu baru ini dikenal dengan nama “Planning-Programming-Budgeting System” yang terkenal dengan singkatan “PPBS”. Secara harafiah dapat diterjemahkan menjadi Sistem Penganggaran-Pemrograman-Perencanaan. Tapi menurut makna dan isinya dapat diterjemahkan dengan Sistem Penganggaran Berdasarkan Program dalam rangka Suatu Analisa Sistem atau Sistem Penganggaran Berdasarkan Program dalam Rangka Suatu Perencanaan Tertentu. Secara lebih sederhana untuk mempermudah pemakaiannya dapatlah kiranya dipakai istilah Sistem Penganggaran Berdasarkan Program.

            Suatu segi lain dari administrasi keuangan ialah pencatatan segenap penerimaan dan pengeluaran biaya dalam kerjasama itu. Cabang pengetahuan lainnya dalam administrasi keuangan ialah yang bertalian dengan pemeriksaan mengenai ketepatan tindakan-tindakan dalam bidang keuangan, ini lazim disebut dengan Pemeriksaan Keuangan.

            Unsur administrasi keuangan ini menitikberatkan pada tanggung jawab atas dana untuk berbagai penggunaan dengan kombinasi jenis-jenis pembiayaan yang terbaik, Administrasi keuangan menyangkut hal-hal berikut :

a)      Berapa banyak jumlah dana yang diperlukan.

b)      Dari mana sumber dana.

c)      Kapan dana tersebut akan mulai digunakan.

            Kegiatan administrasi keuangan meliputi hal-hal sebagai berikut :

a)      Perencanaan dan peramalan.

b)      Mengkoordinasikan berbagai keputusan keuangan.

c)      Berintegrasi dengan linkungan.

d)     Pengawasan keuangan membuat catatan dan laporan tentang informasi keuangan.

            Agar lebih efektif dan efisien dalam melaksanakan kegiatan administrasi keuangan, maka perlu dibentuk suatu pebgawasan keuangan. Pengawasan keuangan adalah kegiatan yang berhubungan dengan pelaksanaan rencana keuangan. Pengawasan keuangan bukan hanya sekedar mengecek aliran uang/dana, akan tetapi juga behubungan dengan evaluasi rencana yang sedang dilaksanakan. Oloeh karena itu, pengawasan keuangan meliputi 2 langkah pokok, yaitu :

1.      Menentukan standar-standar kegiatan.

2.      Membandingkan kegiatan nyata dengan standar seperti yang dimaksudkan pada butir 1.

            Langkah-langkah tersebut bukan hanya perlu untuk pengawasan kegiatan yang telah direncanakan, akan tetapi juga dan bahkan tidak kurang pentingnya untuk menyususn rencana yang akan datang.

            Dalam perkembangannya administrasi sering dikaitkan dengan menejemen keuangan. Dalam praktiknya, administrasi keuangan dan manajemen keuangan memiliki beberapa kesamaan. Di era globalisasi ini istilah manajemen keuangan lebih popular dari pada administrasi keuangan.

            Manajemen keuangan adalah pembelanjaan perusahaan yang dipelajari dari seginya seorang manajer keuangan. Manajemen keuangan bersangkutan dengan urusan keuangan, meskipun tidak semua yang berkaitan dengan uang menjadi monopoli manajemen keuangan. Manajemen keuangan dapat diartikan sebagai pengetrapan fungsi perencanaan dan pengawasan kedalam fungsi keuangan. (Walker, W. Ernest : Essentials of Financial Management, Prentice Hall, New Delhi, 1978, hal. 1-2).

            Sebagai pelengkap perlu diketengahkan peranan yang dijalankan oleh seorang manajer keuangan. Peranan atau dapat juga disebutkan sebagai fungsi yang dipaparkan dibawah ini, sedikit banyak merupakan simplifikasi/penyederhanaan dari fungsi manajer keuangan yang pada hakekatnya sangat kompleks.

1.      Perencanaan keuangan (financial planning)

a.       merencanakan peminjaman, apabila hal ini harus dilakukan

b.      merencanakan dan membuat forcasing penerimaan dan pengeluaran

c.       memberikan advis tentang pembayaran keuangan

d.      menyusun laporan keuangan

2.      Pengelolaan uang kas (cash mamagement)

a.       membuka rekening bank dan melekukan setoran (deposit)

b.      mengatur kas kecil dan giro bank

c.       mengatur pembayaran atas kewajiban yang jatuh temponya

d.      menyelenggarakan catatan tentang transaksi kas

3.      Pengelolaan kredit (credit management)

a.       pengaturan tagihan-tagihan

4.      Pengurusan surat berharga (security flotation)

a.       mengatur pembayaran-pembayaran kembali pinjaman (angsuran)

b.      menanda-tangani cek

            Salah satu cara menelaah dan mempelajari keadaan keuangan ialah dengan cara analisa rasio keuangan. Untuk membuat keputusan rasional yang sesuai dengan tujuan, seorang manajer finansial haruslah mempunyai alat-alat analisa tertentu. Analisa keuangan dilakukan baik oleh pihak luar (ekstern) maupun pihak dalam (intern). Bagi perusahaan sendiri, analisa terhadap keuangannya akan membantu dalam perencanaan perusahaan.

            Untuk menilai prestasi dan kondisi perusahaan, seorang analisis keuangan memerlukan ukuran-ukuran tertentu. Ukuran yang sering kali dipergunakan adalah rasio, yang menunjukkan hubungan antara dua data keuangan. Analisa dan penafsiran berbagai rasio akan memberikan pemahaman yang lebih baik terhadap prestasi dan kondisi keuangan dari pada analisa terhadap data keuangan saja.

            Analisa rasio keuangan menyangkut dua jenis perbandingan. Pertama, analisis dapat membandingkan rasio saat ini dengan rasio-rasio di masa lalu dan yang diharapkan di masa yang akan datang untuk perusahaan yang sama. Dalam pembandingan dari waktu ke waktu, lebih baik dilakukan pembandingan data aslinya juga dan bukan semata-mata pembandingan rasio-rasio saja.

            Metode-metode pembandingan yang kedua adalah membandingkan rasio-rasio suatu perusahaan dengan perusahaan-perusahaan laun yang sejenis dan kira-kira sama ukurannya, atau dengan rata-rata industri pada saat yang sama. Pembandingan semacam itu memberikan pemahaman atas prestasi dan kondisi finansial perusahaan relatif terhadap industri.

            Pada umumnya berbagai rasio yang dihitung bisa dikelompokkan kedala empat tipe dasar :

1.      Rasio likuiditas, yang mengukur kemampuan perusahaan untuk memenuhi kewajiban finansial jangka pendeknya.

2.      Rasio leverage, yang mengukur seberapa jauh perusahaan dibelanjai dengan utang.

3.      Rasio aktivitas, yang mengukur seberapa efektif perusahaan menggunakan sumber dayanya.

4.      Rasio profitabilitas, yang mengukur efektivitas manajemen secara keseluruhan sebagaimana ditunjukkan dari keuntungan yang diperoleh dari penjualan dan investasi