ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

Istilah Administrasi Kepegawaian atau personnel administration di Amerika serikat dipergunakan dalam bidang pemerintahan, sedangkan personnel management dipergunakan dalam bidang bisnis. Di Indonesia ada kecenderungan menggunakan istilah manajemen kepegawaian (personnel management), baik dalam bidang pemerintahan maupun dalam bidang bisnis.

Pendekatan Administrasi Kepegawaian

Rumusan mengenai administrasi kepegawaian sangat banyak, namun pendekatan dalam administrasi kepegawaian dapat dibedakan menjadi:

1. Pendekatan kepartaian:
Pendekatan ini terutama didasarkan atas perjuangan kaum politikus. Pengangkatan seseorang untuk memangku jabatan didasarkan atas perjuangan partai.
2. Pendekatan daya guna:
Pendekatan ini terutama didasarkan atas daya guna, maksudnya pengangkatan seseorang untuk memangku jabatannya didasarkan atas kecakapan atau keahliannya.
3. Pendekatan hubungan antar manusia:

Pendekatan ini timbul sebagai akibat yang tidak memuaskan dari pendekatan daya guna yang kurang memperhatikan faktor hubungan antar manusia dalam administrasi. Sebagai bagian dari gerakan manajemen ilmiah, administrasi kepegawaian tidak luput dari kritik-kritik antara lain dalam mencapai daya guna terlalu menitikberatkan pada barang-barang mati, penekanan pada prosedur-prosedur, bahan-bahan, bentuk-bentuk dan mengabaikan barang-barang hidupnya, yakni manusia-manusianya. Dengan pendekatan hubungan antar manusia ini tidak berarti bahwa faktor kecakapan ditinggalkan. Hanya pada pendekatan ini perhatian lebih banyak dicurahkan kepada faktor hubungan antar manusia.

Perumusan dan Fungsi-Fungsi Administrasi Kepegawaian

Administrasi Kepegawaian adalah seni memilih pegawai-pegawai baru dan mempekerjakan pegawai-pegawai lama sedemikian rupa sehingga dari tenaga kerja itu diperoleh mutu dan jumlah hasil serta pelayanan yang maksimum (Felix A. Nigro,1963:36).

Sehubungan dengan perumusan tersebut, maka fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan dari administrasi kepegawaian menurut Felix A. Nigro meliputi :

1. Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan program kepegawaian termasuk didalamnya tugas dan tanggung jawab dari setiap pegawai yang ditentukan dengan jelas dan tegas.
2. Penggolongan jabatan yang sistematis dan perencanaan gaji yang adil dengan mempertimbangkan adanya saingan yang berat dari sektor swasta.
3. Penarikan tenaga kerja yang baik
4. Seleksi pegawai yang menjamin adanya pengangkatan calon pegawai yang cakap dan penempatannya dalam jabatan-jabatan yang sesuai.
5. Perencanaan latihan jabatan dengan maksud untuk menambah keterampilan pegawai, memotivasi semangat kerja dan mempersiapkan mereka untuk kenaikan pangkat.
6. Penilaian kecakapan pegawai secara berkala dan teratur dengan tujuan meningkatkan hasil kerjanya dan menentukan pegawai-pegawai yang cakap.
7. Perencanaan kenaikan pangkat yang didasarkan atas kecakapan pegawai dengan adanya sistem jabatan, di mana pegawai-pegawai yang baik ditempatkan pada jabatan-jabatan yang sesuai dengan kecakapannya, sehingga mereka dapat mencapai tingkat jabatan yang paling tinggi.
8. Kegiatan-kegiatan untuk memperbaiki hubungan antar manusia
9. Kegiatan-kegiatan untuk memelihara dan mempertahankan moril serta disiplin pegawai.

Sementara itu Glenn O Stahl, merumuskan administrasi kepegawaian sebagai keseluruhan yang berhubungan dengan sumber-sumber manusia dari organisasi (1962:15). Fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan dalam administrasi kepegawaian menurut Stahl meliputi :

1. Penentuan yurisdiksi
2. Pengusahaan tenaga kerja
3. Pengujian pelamar-pelamar dan pengembangan daftar dari calon-calon yang lulus dalam ujian
4. Pengurusan sistem sertifikasi dan penggunaan dari daftar calon-calon yang lulus ujian, pengurusan masa percobaan dan prosedur-prosedur penempatan kembali dalam jabatan-jabatan lama
5. Pembuatan standar-standar untuk penggolongan tugas-tugas jabatan
6. Pengurusan daftar-daftar pembayaran
7. Penentuan kebijaksanaan yang luas dan prosedur yang distandarisasi tentang hal-hal seperti masa percobaan, pemindahan dan kenaikan pangkat, kehadiran dan cuti, tingkah laku dan disiplin, pemberhentian dan keluhan-keluhan
8. Pengembangan petunjuk dan informasi serta mendorong praktik yang terbaik dalam pengawasan, program-program, kesehatan dan keamanan, penilaian prestasi kerja, lingkungan kerja, rekreasi, dan latihan jabatan.
9. Penyelenggaraan riset kepegawaian
10. Penyelenggaraan latihan jabatan
11. Pelaksanaan sistem pemensiunan pegawai
12. Pemeliharaan rencana yang membangun mengenai hubungan masyarakat
13. Pemberian saran-saran mengenai manajemen kepegawaian dan perbaikan kebijaksanaan secara berkala kepada pimpinan atasan

Menurut Prof. Dr. R Arifin Abdulrachman, Administrasi kepegawaian negara adalah salah satu cabang dari administrasi negara yang berkaitan dengan segala persoalan mengenai pegawai-pegawai negara (1960:5). Selanjutnya kegiatan-kegiatan administrasi kepegawaian negara meliputi :

1. Analisa jabatan, klasifikasi jabatan dan evaluasi jabatan(1)
2. Recruitment, ujian-ujian dan penempatan(2)
3. Training
4. Promosi dan transfer
5. Penggajian
6. Employee counselling
7. Personnel relations
8. Disiplin dan moral
9. Catatan kepegawaian

Paul Pigors dan Charles A. Myers serta Thomas G Spates berpendapat bahwa administrasi kepegawaian adalah suatu tata cara atau prosedur tentang cara-cara mengorganisasi dan memperlakukan orang yang bekerja sedemikian rupa sehingga mereka masing-masing mendapatkan hasil yang sebesar-besarnya dari kemampuannya, jadi memperoleh efisiensi yang maksimum untuk dirinya sendiri dan golongannya. Disamping itu untuk perusahaan, di mana mereka merupakan bagian yang menentukan keuntungan yang bersifat kompetitif dan hasil yang optimum (1961:12)

Kalau kita perhatikan rumusan di atas, nampak bahwa perumusan tersebut ditekankan pada dua hal, yakni:

1. Administrasi kepegawaian didasarkan atas suatu tata cara, dari mana diperoleh sudut pandangan dan teknik-teknik mengawasi orang-orang yang sedang bekerja.
2. Administrasi kepegawaian yang baik membantu individu untuk bekerja dengan sebaik-baiknya dan tidak hanya untuk mendapatkan kepuasan individu yang maksimum dari pekerjaannya, tetapi juga kepuasan sebagai bagian dari suatu kelompok pekerjaan.

Dalam perumusan ini anggapan bahwa jika orang-orang diperlakukan sebagai individu yang mempunyai tanggung jawab dan juga sebagai anggota kelompok yang bekerja sama, maka mereka akan memberikan kontra prestasi dengan jalan melaksanakan pekerjaan sebaik-baiknya untuk organisasi, di mana mereka merupakan bagian yang penting. Hal ini menunjukkan bahwa demokrasi adalah lebih kuat dan lebih efektif dari pada paham otoriter dan bahwa baik dalam organisasi perusahaan maupun pemerintahan pegawai-pegawai akan lebih berbahagia dan akan bekerja lebih efektif dari pada jika mereka selalu disodori dengan aturan-aturan (ditekankan pada pekerjaan, tidak bebas bekerja).

Menurut Lawrence A. Appley, manajemen dan administrasi kepegawaian adalah satu dan tidak dapat dibedakan satu sama lain. Administrasi kepegawaian mula-mula menjadi bagian dari manajemen ilmiah, terutama dalam hubungannya dengan employment, ujian, penempatan, penentuan upah dan penilaian hasil kerja. Manajemen yang baik berarti memperoleh hasil yang efektif melalui orang-orang. Manajer yang berhasil mendapatkan orang-orang untuk diajak bekerja sama, bukan karena ia mempunyai kekuasaan terhadap mereka dan dapat memerintahkan untuk melaksanakan pekerjaan yang dikehendakinya, akan tetapi karena ia merupakan seorang pemimpin yang dicintai oleh orang-orang bawahannya, sehingga orang-orang ini suka bekerja dengan giat dan sebaik-baiknya. Mendapatkan kerja sama yang ikhlas dari bawahan merupakan persoalan manajemen.

Manajemen memberikan instruksi-instruksi yang jelas dan latihan-latihan yang efektif, sehingga orang-orang tersebut mengetahui dan cakap serta terampil mengerjakan apa yang diharapkan. Manajemen mengawasi hasil-hasil pekerjaan dari orang-orang bawahan secara terus menerus dan memberitahukan bagaimana sebaiknya mereka harus bekerja. Manajemen harus terus menerus berusha mencapai hasil pekerjaan yang lebih baik, dengan jalan mendorong, mengajak, memberi semangat dan motivasi. Dari uraian ini jelaslah bahwa manajemen kepegawaian sesungguhnya sama dengan administrasi kepegawaian (1961:6)

Dalam kamus administrasi , administrasi kepegawaian dirumuskan sebagai segenap aktivitas yang bersangkut paut dengan masalah penggunaan tenaga kerja manusia dalam suatu usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu (1968:195). Aktivitas administrasi kepegawaian terutama berkisar pada penerimaan, pengembangan, pemberian balas jasa dan pemberhentian.

Fungsi-fungsi administrasi kepegawaian secara terperinci dikemukakan oleh William E Mosher dan J Donald Kingsley. Menurut keduanya fungsi administrasi kepegawaian yang luas dan up-to-date adalah

1. Klasifikasi- yurisdiksi
2. Klasifikasi – kewajiban
3. Penarikan tenaga kerja
4. Seleksi dan sertifikasi(3)
5. Percobaan
6. Penilaian kecakapan pegawai
7. Pemindahan
8. Kenaikan pangkat
9. Penempatan kembali dalam jabatan lama
10. Latihan dan pendidikan
11. Kehadiran , absensi
12. Pengeluaran pegawai
13. Disipilin
14. Pengajuan keberatan
15. Kompensasi, imbalan jasa(4)
16. Pemeriksaan daftar pembayaran/gaji
17. Pensiun
18. Keluhan dan saran
19. Kesehatan, rekreasi dan kesejahteraan
20. Lingkungan kerja
21. Kerjasama pegawai
22. Kerjasama pegawai- atasan
23. Peraturan dan ketentuan
24. Penyelidikan atas pelaksanaan undang-undang
25. Riset
26. Hubungan masyarakat.