Pengertian Komunikasi, Arti Penting Komunikasi, Jenis dan Proses Komunikasi, Komunikasi yang Efektif

PENGERTIAN KOMUNIKASI

            Kata atau istilah komunikasi (dari bahasa Inggris “communication”),secara etimologis atau menurut asal katanya adalah dari bahasa Latin communicatus, dan perkataan ini bersumber pada kata communis Dalam kata communis ini memiliki makna ‘berbagi’ atau ‘menjadi milik bersama’ yaitu suatu usaha yang memiliki tujuan untuk kebersamaan atau kesamaan makna. Jadi, Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain. Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi nonverbal.

ARTI PENTING KOMUNIKASI

            Komunikasi itu penting, semua orang tahu, karena ini merupakan basic instinct dari setiap makhluk hidup. Setiap makhluk punya cara komunikasi masing-masing, setiap manusia pun tak lepas dari cara dia melakukan komunikasi. Kita tak bisa membeda-bedakan bahasa, suku, adat, kebiasaan, tradisi maupun agama karena pada dasarnya berkomunikasi, menyampaikan pesan itu asal dilakukan dengan baik dan benar, serta dalam keadaan saling terbuka, fikiran jernih tanpa sentimen dan perasaan negatif, pasti maksud yang ingin disampaikan dapat diterima.

JENIS DAN PROSES KOMUNIKASI

Contoh model komunikasi yang sederhana digambarkan dibawah ini :

   Pengirim—>Berita—>Penerima

Jika salah satu elemen komunikasi tidak ada maka komunikasi tidak akan berjalan. Ada komponen-komponen dalam komunikasi antara lain :

Pengirim(Sender=Sumber) adalah seseorang yang mempunyai kebutuhan atau informasi serta mempunyai kepentinga mengkomunikasikan kepada orang lain.

Pengkodean (Encoding) adalah pengirim mengkodean informasi yang akan disampaikan ke dalam symbol atau isyarat.

Pesan (Massage), pesan dapat dalam segala bentuk biasanya dapat dirasakan atau dimengerti satu atau lebih dari indra penerima.

Saluran (Chanel) adalah cara mentrasmisikan pesan, misal kertas untuk surat, udara untuk kata-kata yang diucapkan.

Penerima (Recaiver) adalah orang yang menafsirkan pesan penerima, jika pesan tidak disampaikan kepada penerima maka komunikasi tidak akan terjadi.

Penafsiran kode (Decoding) adalah proses dimana penerima menafsirkan pesan dan menterjemahkan menjadi informasi yang berarti baginya. Jika semakin tepat penafsiran penerima terhadap pesan yang dimaksudkan oleh penerima, Maka semakin efektif komunikasi yang terjadi.

Umpan balik (Feedback) adalah pembalikan dari proses komunikasi dimana reaksi kominikasi pengirim dinyatakan.

Didalam organisasi sangat membutuhkan komunikasi. Adapun jenis- jenis komunikasi dalam organisasai antara lain :

a. Komunikasi formal vs informal

Komunikasi formal adalah komunikasi yang mengikuti rantai komando yang dicapai oleh hirarki wewenang. Komunikasi informal adalah komunikasi yang terjadi diluar dan tidak tergantung pada herarki wewenang. Komunikasi informal ini timbul karena adanya berbagai maksud, yaitu

- Pemuasan kebutuhan manusiawi,

- Perlawanan terhadap pengaruh yang monoton dan membosankan,

- Keinginan untuk mempengaruhi perilaku orang lain,

- Sumber informasi hubungan pekerjaan.

Jenis lain dari komunikasi informasi adalah adalah dasas-desusyang secara resmi tidak setuju. Desas-desus ini juga mempunyai peranan fungsional sebagai alat komunikasi tambahan bagi organisasi.

b. Komunikasi ke bawah vs komunikasi ke atas vs komunikasi lateral

Komunikasi kebawah mengalir dari peringkat atas ke bawah dalam herarki. Komunikasi ke atas adalah berita yang mengalir darin peringkat bawah ke atas atas suatu organisasi. Komunikasi lateral adalah sejajar antara mereka yang berada tingkat satu wewenang.

c. Komunikasi satu arah dan dua arah

Komunikasi satu arah, pengirim berita berkomunikasi tanpa meminta umpan balik, sedangkan komunikasi dua arah adalah penerima dapat dan memberi umpan balik.

Bagaimanapun juga keefektifan komunikasi organisasi dipengaruhi beberapa factor diantaranya :

1.      Saluran komunikasi formal

2.      Sruktur wewenang

Dalam organisasi dimana perbedaan stasus dan kekuasaan akan mempengaruhi isi komunikasi.

1.      Spesialis jabatan

Anggota organisasi yang sama akan menggunakan istilah-istilah, tujuan, tugas, waktu, dan gaya yang sama dalam berkomonikasi.

1.      Pemilikan informasi

Berarti individu memunyai informasi dan pengetahuan yang khas mengenai tugasnya.

Dari pengamatan yang ada, bentuk-bentuk jaringan komunikasi dikelompokan ke dalam beberapa bentuk diantaranya bentuk lingkaran, diagonal, lateral, rantai, huruf Y, dan bintang.

KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

            Komunikasi efektif yaitu komunikasi yang mampu menghasilkan perubahan sikap (attitude change) pada orang lain yang bisa terlihat dalam proses komunikasi.

Tujuan dari Komunikasi Efektif sebenarnya adalah memberi kan kemudahan dalam memahami pesan yang disampaikan antara pemberi informasi dan penerima informasi sehingga bahasa yang digunakan oleh pemberi informsi lebih jelas dan lengkap, serta dapat dimengerti dan dipahami dengan baik oleh penerima informasi, atau komunikan. tujuan lain dari Komunikasi Efektif adalah agar pengiriman informasi dan umpan balik atau feed back dapat seinbang sehingga tidak terjadi monoton. Selain itu komunikasi efektif dapat melatih penggunaan bahasa nonverbal secara baik.

Menurut Mc. Crosky Larson dan Knapp mengatakan bahwa komunikasi yang efektif dapat dicapai dengan mengusahakan ketepatan (accuracy) yang paling tinggi derajatnya antara komunikator dan komunikan dalam setiap komunikasi. Komunikasi yang lebih efektif terjadi apabila komunikator dan komunikan terdapat persamaan dalam pengertian, sikap dan bahasa. Komunikasi dapat dikatakan efektif apa bila komunikasi yang dilakukan dimana :

1. Pesan dapat diterima dan dimengerti serta dipahami sebagaimana yang dimaksud oleh pengirimnya.

2. Pesan yang disampaikan oleh pengirim dapat disetujui oleh penerima dan ditindaklanjuti dengan perbuatan yang diminati oleh pengirim.

3. Tidak ada hambatan yang berarti untuk melakukan apa yang seharusnya dilakukan untuk menindaklanjuti pesan yang dikirim.

SUMBER:

http://aardiansyah.blogspot.com/2012/11/pengertian-komunikasi-defenisi.html

http://irhamnurhalim.wordpress.com/2012/11/01/arti-penting-komunikasi/

http://pelatihanguru.net/apa-itu-jenis-jenis-tahap-komunikasi-dan-pengertian-proses-komunikasi

http://id.shvoong.com/social-sciences/communication-media-studies/2166075-pengertian-komunikasi-efektif/

Defenisi Organisasi dan Bentuk-Bentuk Organisasi Kantor

Sebelum membahas bentuk-bentuk organisasi perlu kiranya kita membahas pengertian organisasi. Organisasi dapat dirumuskan sebagai bentuk suatu kerja sama berdasarkan suatu pembagian kerja yang tetap. Hidup berkelompok pada umumnya membutuhkan perkumpulan atau organisasi. Di dalam UUD 1945 pasal 28, berorganisasi disebutkan dengan istilah berserikat, sedangkan apabila bentuk kerja samanya tidak permanen disebut berkumpul.

Defenisi organisasi menurut beberapa orang ahli antara lain adalah.

• Menurut G.R. Terry. Organisasi adalah suatu struktur dengan bagian-bagian yang terintegrasi sehingga hubungan satu dengan lainnya dipengaruhi oleh hubungan mereka secara keseluruhan.
• Menurut Dr. S.P. Siagian M.P. Organisasi adalah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang terikat dalam pencapaian tujuan yang telah ditentukan yang di dalamnya terdapat pembagian yang disebut atasan dan bawahan.
• Menurut Ernie dan Kurniawan. Organisasi adalah sekumpulan orang atau kelompok yang memiliki tujuan tertentu dan berupaya untuk mewujudkan tujuannya tersebut melalui kerja sama.

Bentuk organisasi pada suatu  kantor umumnya memiliki kecendrungan yang sama yaitu organisasi berbentuk garis/lini (line organization), garis/lini dan staf (line staff organization), Fungsional (functional organization),  Divisional, dan organisasi Matriks.

1. Organisasi Garis/lini (line Organization)

Organisasi ini adalah yang paling sering kita jumpai dan banyak digunakan, terutama diperusahaan kecil. Bentuk organisasi ini menjelaskan bahwa wewenang atasan kepada bawahannya terhubung langsung secara vertikal. Dalam organisasi garis/lini, pemimpin memiliki kekuasaan tunggal atas segala ketentuan. Keputusan ada di tangan satu orang yaitu pimpinan sehingga organisasi ini lebih bersifat otoriter.

Ciri paling terlihat dari organisasi ini adalah jabatan yang ada dalam organisasi ini terletak secara vertikal. Selain itu, organisasi ini memiliki ciri-ciri lain yang membedakannya dengan organisasi lainnya yakni sebagai berikut:

• Tujuan organisasi masih sederhana
• Jumlah karyawan masih sedikit
• Pemimpin dan bawahan hubungannya cukup dekat dan sering berkomunikasi
• Organisasi/perusahaan kecil
• Alat produksi belum terlalu canggih dan beraneka ragam
• Spesialisasi belum banyak dibutuhkan secara khusus

Kelebihan Organisasi Garis/Lini

1. Atasan dan bawahan berada dalam satu garis komando
2. Rasa solidaritas seluruh anggota organisasi tinggi
3. Proses pengambilan keputusan lebih cepat
4. Disiplin tinggi
5. Anggota organisasi lebih menyadari tugas masing-masing

Kekurangan Organisasi Garis/Lini

1. Kepemimpinan otoriter
2. Karyawan kurang berkembang
3. Ketergantungan pada pimpinan organisasi sangat tinggi
4. Kurang fleksibel karena kontrol pimpinan ketat
5. Jarang memberi kesempatan pada bawahan yang ingin naik pada jenjang pangkat berikutnya

2. Organisasi Garis/Lini dan Staf (Line and Staff Organization)

Pada bentuk organiasi ini, pucuk pimpinan mempunyai pejabat atau staf sebagai pembantu, namun tidak memiliki wewenang memberi perintah atau tugas. Pelimpahan wewenang dalalm organisasi ini berlangsung secara vertikal dan sepenuhnya dari pucuk pimpinan ke kepala bagian di bawahnya.

Ciri-ciri bentuk organisasi lini dan staf diantaranya adalah:

• Organisasi besar dan kompleks
• Daerah kerja yang luas
• Jumlah karyawan banyak
• Pemimpin dengan karyawan tidak kenal terlalu dekat
• Hubungan kerja tidak bersifat langsung
• Spesialisasi beragam

Kelebihan Organisasi Garis/Lini dan Staf

1. Pembagian tugas lebih jelas
2. Kerja sama terkordinir dengan baik
3. Pengembangan bakat anggota organisasi terjamin
4. Fleksibel untuk diterapkan
5. Pengambilan keputusan diambil dengan tepat karena diputuskan oleh orang yang ahli di bidangnya

Kekurangan Organisasi Garis/Lini dan Staf

1. Tugas pokok sering dinomorduakan
2. Pengambilan keputusan melalui beberapa tahap
3. Dapat menimbulkan nepotisme jika tidak terkontrol
4. Menimbulkan persaingan tidak sehat antar pejabat
5. Rasa solidaritas pegawai rendah karena tidak saling kenal akibat banyaknya pekerjaan

3. Organisasi Fungsional (Funcional Organization)

Yang dimaksud dengan organisasi fungsional adalah organisasi yang disusun berdasarkan sifat dan macam fungsi yang harus dilaksanakan. Bentuk organisasi ini mempunyai sistem pola kerja yang didasarkan kepada keahlian.

 Organisasi ini jarang digunakan karena cukup banyak memiliki kekurangan, terutama dalam hal pengawasan dan pertanggungjawaban kinerja karyawan kepada pejabat-pejabat yang terkait. Salah satu contoh struktur organisasi fungsional adalah bentuk kepanitiaan.

Organisasi funsional memiliki ciri sebagai berikut:

• Organisasi kecil
• Adanya kelompok kerja staf ahli
• Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas
• Target organisasi jelas dan pasti
• Pengawasan ketat

Kelebihan Organisasi Fungsional

1. Program terarah, jelas dan cepat
2. Diisi oleh para ahli dalam bidangnya
3. Kordinasi terjalin dengan baik
4. Anggaran, Pegawai, dan alat tepat dan sesuai
5. Kenaikan pangkat pejabat cepat
6. Pembagian kerja lebih profesional

Kekurangan Organisasi Fungsional

1. Pejabat fungsional bingung dalam mengikuti prosedur administrasi
2. Banyak mengeluarkan biaya tambahan
3. Koordinasi dan inspeksi sulit dilaksanakan
4. Keputusan berada pada pimpinan pusat hingga pengambilan keputusan lambat

4. Organisasi Divisional

Organisasi divisional sering di terapkan pada perusahaan yang berkembang pesat. Perusahaan tersebut semakin memajukan berbagai lini untuk mendesentralisasi kewenangannya dalam pengambilan keputusan.

Dalam struktur organisasi divisional, seorang manager divisi dapat mengembangkan strategi untuk devisinya. Strategi yang ditempuh mungkin saja berbeda dengan devisi lainnya.

Kelebihan Organisasi Divisional

1. Divisi yang dibentuk merupakan tempat melatih manajer muda
2. Meningkatkan jumlah pusat insiatif perusahaan
3. Kebutuhan konsumen semakin diperhatikan
4. Memiliki fleksibilitas pada struktur perusahaan
5. Kesempatan berkarir lebih terbuka

Kekurangan Organisasi Divisional

1. Koordinasi yang buruk antar divisi
2. Terjadi duplikasi sumberrdaya lintas divisi
3. Kurang kendali sumber daya manajemen puncak
4. Memungkinkan persaingan antar divisi
5. Komunikasi antar spesialisasi menjadi turun

5. Organisasi Matriks

Struktur organisasi matriks merupakan gabungan struktur fungsi dan divisional. Kedua gabungan ini merupakan gabungan terbaik untuk membuat organisasi yang lebih efisien. Namun organisasi matriks inilah yang paling kompleks. 

Kebaikan Organisasi Matriks

1. Penggunaan sumberdaya yang lebih efektif
2. Tujuan proyek menjadi lebih jelas
3. Banyak jalur untuk melakukan komunikasi
4. Pekerjaan dapat dipahami lebih jelas
5. Ketersediaan tenaga ahli untuk seluruh divisi
6. Pelebaran tugas-tugas bagi para karyawan

Kelemahan Organisasi Matriks

1. Mempunyai struktur yang rumit
2. Memungkinkan timbulnya dualisme kepemimpinan
3. Membutuhkan biaya yang relatif tinggi
4. Relatif sulit karena terdapat kepentingan ganda
5. Dapat menimbulkan konflik antara dua matriks.