KORESPONDENSI

1)      Pengertian dan Fungsi Surat

Surat adalah suatusarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan dan sebagainya.

      Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salh arti pada pihak penerima.

2)      Tujuan Menulis Surat

Tujuan menulis surat secara garis besar dapat diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu:

a.    Menyampaikan informasi kepada pembaca surat

b.    Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat

c.     Ingin mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada pembaca surat

3)      Korespondensi

Korespondensi searti dengan surat menyurat. Korespondensi adalah suatu kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus-menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman surat.

Korespondensi dalam suatu kantor, organisasi atau instansi dibagi menjadi dua, yaitu:

a.    Korespondensi Eksteren

Hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar

b.    Korespondensi Intern

Hubungan surat menyurat yang dlakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.

4)      Koresponden

Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang menandatangani surat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi.

5)      Fungsi Surat

Fungsi Surat dalam suatu organisasi antara lain:

a.    Surat sebagai media komunikasi

b.    Surat sebagai barometer

c.    Surat sebagai bukti tertulis

d.    Surat sebagai salah satu otak kegiatan kantor.